Xin hộ chiếu cho trẻ sơ sinh: Hướng dẫn đầy đủ cho phụ huynh Việt tại Nhật

Khi tìm hiểu cách xin hộ chiếu trẻ sơ sinh tại Nhật Bản, nhiều phụ huynh Việt mớii tá hỏa phát hiện rằng dù bé vừa chào đời vài tuần cũng bắt buộc phải có hộ chiếu riêng — hoàn toàn không thể dùng chung với hộ chiếu của cha hoặc mẹ — để xuất nhập cảnh hợp pháp. Đây là quy định cứng nhắc của hầu hết các quốc gia, trong đó có Việt Nam và Nhật Bản, nhưng nhiều phụ huynh lần đầu sinh con tại Nhật vẫn bất ngờ khi biết tin này.

Bài viết này thuộc chuyên mục quốc tịch và hộ chiếu cho trẻ, sẽ dẫn bạn qua toàn bộ quy trình xin hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Nhật Bản — từ điều kiện tiên quyết, hồ sơ cần chuẩn bị, cách nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện, đến những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh bị trả hồ sơ.

Tại sao trẻ sơ sinh cần hộ chiếu riêng?

Theo quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, mọi cá nhân — kể cả trẻ sơ sinh vừa chào đời — đều phải sử dụng hộ chiếu riêng khi đi qua biên giới. Không có ngoại lệ cho trẻ em dưới 14 tuổi. Điều này có nghĩa là dù bé chỉ mớii vài tuần tuổi, bạn vẫn phải hoàn tất thủ tục cấp hộ chiếu lần đầu tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Osaka hoặc Fukuoka trước khi đặt vé máy bay.

Hộ chiếu trẻ em có thời hạn ngắn hơn người lớn: thông thường là 5 năm đối với trẻ dưới 14 tuổi, và không được gia hạn mà phải cấp mớii khi hết hạn. Việc này đảm bảo ảnh trong hộ chiếu luôn khớp với ngoại hình thực tế của trẻ theo thời gian.

Điều kiện tiên quyết — Đăng ký khai sinh tại Nhật và tại Đại sứ quán

Trước khi xin hộ chiếu, cha mẹ phải hoàn thành hai bước đăng ký khai sinh song song:

Bước 1: Đăng ký khai sinh tại Nhật Bản. Trong vòng 14 ngày kể từ ngày sinh (tính cả ngày sinh), cha mẹ phải nộp tờ khai sinh 「出生届 (Shussei Todoke)」 tại ủy ban phường, thành phố hoặc quận huyện (市区町村役場) nơi gia đình cư trú. Bệnh viện nơi sinh sẽ cung cấp phần xác nhận y tế trên tờ khai. Sau khi nộp, bạn nhận được Giấy tiếp nhận khai sinh (出生届受理証明書) — tài liệu không thể thiếu cho các thủ tục tiếp theo.

Nếu cả hai cha mẹ đều là người nước ngoài, trẻ sẽ không được đăng ký vào sổ hộ tịch Nhật (戸籍), nhưng vẫn được cấp giấy xác nhận đăng ký khai sinh. Để hiểu rõ hơn quy trình này, hãy tham khảo bài quốc tịch Nhật cho con sinh ra tại Nhật hoặc quốc tịch Việt Nam cho con.

Bước 2: Đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam. Đây là điều kiện bắt buộc mà nhiều phụ huynh bỏ qua. Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, đối với trẻ mớii sinh tại Nhật Bản, để cấp hộ chiếu lần đầu, Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh phải do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản cấp. Giấy khai sinh do chính quyền Nhật cấp không được chấp nhận để làm hộ chiếu Việt Nam.

Bộ hồ sơ đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán gồm: tờ khai theo mẫu, giấy chứng sinh gốc từ bệnh viện Nhật Bản (có dấu đỏ), hộ chiếu cha mẹ, thẻ cư trú (Zairyu card), và bản dịch công chứng sang tiếng Việt nếu cần. Trường hợp cha hoặc mẹ không trực tiếp đến Đại sứ quán thì phải ký tại Phòng công chứng Nhật Bản (Kōshō Yakuba) và một người đến làm trực tiếp.

Sau khi có giấy khai sinh Việt Nam trong tay, bạn mớii có thể tiến hành xin hộ chiếu cho bé.

Hồ sơ cần chuẩn bị để xin hộ chiếu

Hồ sơ xin cấp hộ chiếu lần đầu cho trẻ sơ sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam bao gồm:

1. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông theo mẫu của cơ quan đại diện. Tờ khai có thể tải từ trang web của Đại sứ quán, điền đầy đủ thông tin, in ra và ký tên.
2. 02 ảnh màu chân dung của trẻ, phông nền trắng, cỡ 3,5 cm × 4,5 cm hoặc 4 cm × 6 cm, chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt. Ảnh phải mớii chụp không quá 6 tháng. Không sử dụng ảnh nền xanh hoặc ảnh đen trắng.
3. Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan đại diện Việt Nam cấp (bản chính hoặc bản sao có bản chính để đối chiếu).
4. Hộ chiếu của cha và mẹ (bản chính và bản sao trang thông tin cá nhân).
5. Thẻ cư trú (Zairyu card) của cha hoặc mẹ (bản chính và bản sao).
6. Bản gốc Jūminhyō (giấy xác nhận cư trú có thông tin tất cả thành viên trong hộ gia đình, kể cả em bé).

Nếu một trong hai cha mẹ không mang quốc tịch Việt Nam, cần có văn bản xác nhận đồng ý của cả cha và mẹ.

Quy trình xin hộ chiếu cho trẻ sơ sinh

Toàn bộ quy trình từ khi bé chào đời đến khi nhận được hộ chiếu có thể được tóm tắt như sau:

flowchart TD
    A[Bé chào đời tại Nhật] --> B[Đăng ký khai sinh tại ủy ban phường Nhật<br/>trong vòng 14 ngày]
    B --> C[Đăng ký khai sinh tại ĐSQ Việt Nam<br/>nhận giấy khai sinh Việt Nam]
    C --> D[Chuẩn bị hồ sơ xin hộ chiếu<br/>ảnh, tờ khai, giấy tờ cha mẹ]
    D --> E{Nộp hồ sơ}
    E -->|Nộp trực tiếp| F[Đến ĐSQ Tokyo / Tổng LSQ Osaka / Fukuoka]
    E -->|Nộp qua bưu điện| G[Gửi hồ sơ + lệ phí qua bưu điện]
    F --> H[Xử lý 5–7 ngày làm việc]
    G --> H
    H --> I[Nhận hộ chiếu tại quầy<br/>hoặc qua đường bưu điện]

Sơ đồ 1: Quy trình từ đăng ký khai sinh đến nhận hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại Nhật Bản.

Cách nộp hồ sơ tại Đại sứ quán

Công dân Việt Nam tại Nhật có hai phương thức nộp hồ sơ xin hộ chiếu cho trẻ:

Nộp trực tiếp

Cha hoặc mẹ mang hồ sơ đến nộp tại trụ sở cơ quan đại diện gần nhất:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: 3-3-17 Shibakoen, Minato-ku, Tokyo.
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 2-2-10 Nagata-nishi, Minato-ku, Osaka.
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: Địa chỉ tại Fukuoka (kiểm tra trên website chính thức trước khi đến).

Ưu điểm của nộp trực tiếp là nhân viên lãnh sự có thể kiểm tra hồ sơ ngay tại chỗ và báo lỗi nếu có. Thời gian xử lý thông thường là 5–7 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài nếu cần xác minh thêm.

Nộp qua bưu điện

Nếu không thể đến trực tiếp, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Cách này đặc biệt tiện lợi cho các gia đình sống ở vùng xa hoặc vừa sinh nở chưa thể di chuyển nhiều. Tuy nhiên, cần lưu ý:

• Sử dụng dịch vụ bưu điện có theo dõi (tracking) để đảm bảo an toàn.
• Chuẩn bị thêm phong bì ([Rakuten](https://rpx.a8.net/svt/ejp?a8mat=45BP2Z+2BCSK2+2HOM+BWGDT&rakuten=y&a8ejpredirect=https%3A%2F%2Fhb.afl.rakuten.co.jp%2Fhgc%2Fg00qu5d4.2bo1168a.g00qu5d4.2bo12663%2Fa25080803315_45BP2Z_2BCSK2_2HOM_BWGDT%3Fpc%3Dhttps%253A%252F%252Fitem (Rakuten / Amazon).rakuten.co.jp%252Fvicshop%252F10000432%252F%26m%3Dhttp%253A%252F%252Fm.rakuten.co.jp%252Fvicshop%252Fi%252F10000432%252F%26rafcid%3Dwsc_i_is_33f72da33714639c415e592c9633ecd7) / Amazon) đã dán tem sẵn hoặc dịch vụ Letter pack (Rakuten / Amazon) (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhận kết quả tại nhà nếu cơ quan đại diện hỗ trợ trả qua bưu điện.
• Thời gian xử lý tương tự hoặc lâu hơn một chút so với nộp trực tiếp do thời gian vận chuyển.

Bảng 1: So sánh hai phương thức nộp hồ sơ xin hộ chiếu cho trẻ sơ sinh.

Lệ phí và thời gian xử lý

Mức lệ phí cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Nhật Bản thay đổi theo từng thời kỳ và loại dịch vụ. Theo thông tin tham khảo từ các quy trình lãnh sự tại Nhật, lệ phí đổi hộ chiếu phổ thông thông thường hiện nay vào khoảng 8.500 yên, còn thủ tục cấp nhanh trong ngày (nếu có) là 12.600 yên. Tuy nhiên, vì mức phí cho trẻ sơ sinh cấp lần đầu có thể khác, bạn nên kiểm tra thông tin mớii nhất trên website của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hoặc gọi điện trực tiếp trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Thời gian xử lý trung bình là 5–7 ngày làm việc đối với hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài đến 2 tuần. Do đó, bạn nên chủ động làm thủ tục sớm, tốt nhất là trước ngày dự kiến bay ít nhất 1 tháng.

Cách chụp ảnh hộ chiếu cho trẻ sơ sinh đúng chuẩn

Đây là khâu khiến nhiều phụ huynh “đau đầu” nhất. Trẻ sơ sinh không thể tự ngồi thẳng, không giữ đầu cố định, và thường nhắm mắt. Dưới đây là cách giải quyết:

• Tự chụp tại nhà: Đặt bé nằm ngửa trên tấm khăn trắng (Rakuten / Amazon) phẳng, dùng điện thoại (Rakuten / Amazon) chụp từ phía trên. Đảm bảo ánh sáng tự nhiên đều, không có bóng đổ trên mặt. Cố gắnh chụp khi bé tỉnh táo và mắt mở.
• Yêu cầu kỹ thuật: Ảnh phải thể hiện rõ khuôn mặt chính diện, hai tai, phông nền trắng hoặc nhạt màu. Trẻ sơ sinh được phép miệng hơi hở nhẹ, nhưng mắt phải mở. Không đội mũ (Rakuten / Amazon), không đeo kính màu (Rakuten / Amazon).
• Kích thước: Chuẩn bị ảnh cỡ 3,5 cm × 4,5 cm hoặc 4 cm × 6 cm theo đúng quy định của Đại sứ quán. In ra giấy ảnh (Rakuten / Amazon) chất lượng cao, không cắt viền quá sát.
• Mẹo thực tế: Nếu bé liên tục nhắm mắt, hãy chụp nhiều tấm liên tiếp và chọn tấm đẹp nhất. Một số tiệm ảnh tại Nhật có dịch vụ chụp ảnh hộ chiếu cho trẻ em, nhưng tự chụp tại nhà hoàn toàn khả thi và tiết kiệm chi phí.

Những lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp

Quy định mới từ 01/07/2025

Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, từ ngày 01/07/2025, Hộ chiếu Việt Nam và các giấy tờ hộ tịch được cấp mớii sẽ thể hiện thông tin nơi sinh, quê quán và nơi thường trú theo tên địa danh hành chính mớii sau sáp nhập. Khi khai thông tin cho con, bạn cần kiểm tra kỹ tên tỉnh thành, quận huyện hiện hành tại Việt Nam để đảm bảo thống nhất với hệ thống dữ liệu quốc gia.

Lỗi thường gặp cần tránh

• Dùng giấy khai sinh Nhật Bản để xin hộ chiếu Việt Nam: Đây là lỗi phổ biến nhất. Bạn bắt buộc phải có giấy khai sinh do cơ quan đại diện Việt Nam cấp.
• Tên tiếng Việt không nhất quán: Tên bé trên tờ khai hộ chiếu phải khớp hoàn toàn với tên trên giấy khai sinh Việt Nam, bao gồm cả dấu tiếng Việt.
• Ảnh không đạt chuẩn: Ảnh mờ, nền không trắng, hoặc bé đeo mũ/băng đô (Rakuten / Amazon) sẽ bị từ chối ngay.
• Thiếu hồ sơ của cha mẹ: Nhiều phụ huynh chỉ chuẩn bị hồ sơ của bé mà quên mang hộ chiếu và thẻ cư trú của chính mình.

Trẻ em và quốc tịch kép

Nếu một trong hai cha mẹ là công dân Nhật Bản, con có thể có quốc tịch Nhật và được đăng ký vào hộ tịch Nhật (戸籍). Trong trường hợp này, bạn cần cân nhắc kỹ các quy định về hai quốc tịch vì Nhật Bản nguyên tắc không công nhận quốc tịch kép đối với người trưởng thành, mặc dù trẻ em dưới 22 tuổi có thể tạm thời giữ cả hai. Nếu cả hai cha mẹ đều là người Việt Nam, con sẽ có quốc tịch Việt Nam và cần đăng ký đầy đủ tại Đại sứ quán.

Câu hỏi thường gặp

Trẻ sơ sinh có cần hộ chiếu riêng không?

Có. Theo quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam, mọi cá nhân — kể cả trẻ sơ sinh — đều phải có hộ chiếu riêng để xuất nhập cảnh. Trẻ không thể dùng chung hộ chiếu với cha hoặc mẹ.

Có thể nộp hồ sơ xin hộ chiếu cho trẻ qua bưu điện không?

Có. Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật chấp nhận hồ sơ qua đường bưu điện nếu bạn không thể đến trực tiếp. Tuy nhiên, bạn nên liên hệ trước để xác nhận địa chỉ gửi và phương thức thanh toán lệ phí. Nên sử dụng dịch vụ bưu điện có mã theo dõi.

Nếu một trong hai cha mẹ không đến được Đại sứ quán thì sao?

Trường hợp cha hoặc mẹ không trực tiếp đến Đại sứ quán thì người đó phải đến Phòng công chứng của Nhật Bản (Kōshō Yakuba) để ký xác nhận, còn cha hoặc mẹ còn lại đến nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đại diện.

Hộ chiếu trẻ em có thời hạn bao lâu?

Hộ chiếu phổ thông cấp cho trẻ em dưới 14 tuổi thông thường có giá trị 5 năm và không được gia hạn. Khi hết hạn, bạn phải làm thủ tục cấp mớii. Để biết chi tiết về gia hạn, hãy tham khảo bài gia hạn hộ chiếu trẻ em.

Có thể làm hộ chiếu khẩn cấp cho trẻ sơ sinh không?

Trong một số trường hợp khẩn cấp (ví dụ: có tang gia bố trí ở Việt Nam), bạn có thể liên hệ trực tiếp với Đại sứ quán để được hướng dẫn thủ tục cấp nhanh. Tuy nhiên, loại dịch vụ này không phải lúc nào cũng có sẵn và thường đi kèm mức phí cao hơn. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh tính cấp bách.

Kết luận

Xin hộ chiếu cho trẻ sơ sinh tại Nhật Bản là thủ tục hoàn toàn khả thi nếu bạn nắm rõ các bước và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. Quy trình then chốt bao gồm: đăng ký khai sinh tại Nhật trong vòng 14 ngày, đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán Việt Nam để nhận giấy khai sinh Việt Nam, sau đó mớii tiến hành xin hộ chiếu với bộ hồ sơ gồm tờ khai, ảnh chuẩn, và giấy tờ của cha mẹ.

Để tránh rắc rối, hãy chủ động liên hệ với Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Osaka/Fukuoka để xác nhận mức lệ phí hiện hành và lịch làm việc. Nếu bạn còn thắc mắc về quyền công dân và giấy tờ pháp lý khác cho con, đừng bỏ qua bài hai quốc tịch và luật pháp trên trang của chúng tôi.

Bài viết liên quan

• Quốc tịch và hộ chiếu cho trẻ — Tổng quan toàn diện về các thủ tục pháp lý liên quan đến quốc tịch và hộ chiếu cho trẻ em nước ngoài tại Nhật.
• Quốc tịch Nhật cho con sinh ra tại Nhật — Giải thích điều kiện và thủ tục để con có quốc tịch Nhật Bản.
• Quốc tịch Việt Nam cho con — Hướng dẫn đăng ký quốc tịch Việt Nam cho trẻ sinh tại Nhật.
• Gia hạn hộ chiếu trẻ em — Quy trình và lưu ý khi gia hạn hoặc cấp mớii hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi.
• Thủ tục nhập quốc tịch Nhật — Điều kiện và quy trình nhập quốc tịch Nhật Bản cho trẻ em.

Nguồn tham khảo

• Thủ tục liên quan đến hộ chiếu — Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, 2025-12-09 — Quy định mớii về thông tin nơi sinh từ 01/07/2025 và hướng dẫn hồ sơ cấp hộ chiếu.
• Thủ tục cấp giấy khai sinh — Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, 2025-12-09 — Hồ sơ và quy trình đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện.
• Đăng Ký Khai Sinh Cho Con Tại Nhật Bản — Người Việt ở Nhật, 2026-03-07 — Hướng dẫn thủ tục khai sinh song song tại Nhật và tại Đại sứ quán, bao gồm thời hạn 14 ngày và quy trình nộp qua bưu điện.
• Đăng ký hộ chiếu và giấy khai sinh cho con ở Nhật — Nippon Class, 2023-05-05 — Hướng dẫn cơ bản về giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục tại Đại sứ quán.
• Thủ tục lệ phí đổi hộ chiếu tại Nhật — Visa Worlds, 2024-04-07 — Thông tin tham khảo về lệ phí hộ chiếu tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Nhật và thời gian xử lý 5–7 ngày làm việc.
• Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ sơ sinh — Emerald Law Firm, 2025-06-13 — Quy định pháp lý về hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi và thời hạn 5 năm.
• 子供のパスポート申請完全ガイド — 旅Note, 2026-04-11 — [ja] Hướng dẫn đăng ký hộ chiếu Nhật Bản cho trẻ em, tham khảo về yêu cầu ảnh và thủ tục dành cho trẻ sơ sinh.